Achter de Schermen: Anne-Marie Vonkerman

Dat doet ze al sinds oktober 2003, toen ze bij De Hoge Veluwe kwam werken. Van Voorst tot Voorst was toen zelf net een half jaar directeur van het Park. “We hebben dus eigenlijk vanaf het begin samengewerkt”, zegt Anne-Marie.

Ze omschrijft hun samenwerking als ‘heel goed en prettig’. “Na al die jaren kan ik lezen en schrijven met hem. Vaak heb ik aan één woord of uitleg genoeg. Er komen ook vaak collega’s bij mij naar binnen om te peilen of ze iets met de directeur moeten afstemmen of niet. Daar kan ik inmiddels best een goede inschatting van maken.”

Uitgebreid takenpakket

In het begin was Anne-Marie de enige directiesecretaresse. “Ik werkte toen fulltime. Maar later toen ik kinderen kreeg ben ik parttime gaan werken.”  Tegenwoordig bestiert ze samen met Kim Meijer de functie.

“De werkzaamheden zijn heel afwisselend”, legt ze uit. “Ik werk alleen voor de directeur, maar daarnaast heb ik ook veel zelfstandige taken.”

Ze kan zo een lijstje opnoemen met dingen die wekelijks voorbijkomen. “In eerste instantie beheer ik de agenda van de directeur. Ik plan de afspraken in, zorg dat hij overal op tijd is en dat hij zijn stukken heeft. Er komen ook ontzettend veel mailtjes bij ons binnen, die verwerken we, in overleg met de directeur.”

“Ik notuleer bij vergaderingen”, vervolgt ze. Dat zou met AI kunnen tegenwoordig, maar Anne-Marie kiest er toch voor om het zelf te doen. “Dan weet je precies wat er gezegd en besloten is, en wat de achterliggende gedachte is geweest. Vaak komen mensen naderhand nog wel binnenlopen met de vraag “hoe zat het ook alweer?”. Als je het zelf uitwerkt heb je die dingen in je hoofd zitten en kun je snel antwoord geven.”

Verder zijn de directiesecretaressen ook verantwoordelijk voor het sleutelbeheer van het wagenpark van De Hoge Veluwe. “En voor de reserveringen in het Jachthuis Sint Hubertus waar bijzondere relaties mogen overnachten en voor de Zwarte Berg, waar relaties van De Hoge Veluwe kunnen verblijven. En daarnaast zijn er ook nog internationale zaken: de directeur is veel in het buitenland voor bijeenkomsten, dan regel ik de vliegtickets, hotel, vervoer en de informatie die hij voor de bijeenkomsten nodig heeft.”

Vanzelfsprekendheid kan lastig zijn

Het is bij haar functie vooral belangrijk dat ze veel vooruitkijkt, zegt ze. “En je moet bij alles goed nadenken. Het gevaar van dat je lang bij één organisatie zit, is dat alles in je hoofd zit. Voor mij is het bijvoorbeeld vanzelfsprekend hoe je in het Park komt en waar je dan heen moet, maar voor gasten kan dat verwarrend zijn en daar moet je rekening mee houden.”

De directeur heeft ook enkele nevenfuncties, die ook op de lijn komen bij Anne-Marie. “Het is dus niet alleen maar De Hoge Veluwe, maar juist heel divers.”

Koninklijk bezoek

Na al die jaren heeft ze meerdere hoogtepunten meegemaakt. Daarbij noemt ze de jubileumvieringen. “In 2010 bestond het Park 75 jaar, daar was koningin Beatrix ook bij aanwezig. Dat hebben we van begin tot eind georganiseerd, erg leuk, maar ook heel intensief. Als dat dan allemaal goed gaat, dan ben je er wel trots op.”

In 2019 was er opnieuw koninklijk bezoek: koning Willem-Alexander was aanwezig bij de opening van het Park Paviljoen. “Er komt heel veel bij kijken qua protocol”, weet Anne-Marie nog.

“Er zijn allemaal regels waar je je aan moet houden. Hoe benader je diegene. Hoe komen ze aan, waar staat wie, wie zegt wat en wanneer. Alles is tot in de puntjes geregeld, er is geen toeval. Niks aan het bezoek is spontaan en alles is van tevoren ook uitgebreid doorgenomen. Je stelt een draaiboek vast en daar moet je je aan houden, geen gesprek of moment mag uitlopen.”

Ook de stoelindeling werd onder andere door Anne-Marie gemaakt. “Dat was best een puzzel, helemaal als iemand dan niet komt opdagen. Je hebt veel overleg met de dienst Koninklijk Huis om alles goed te laten verlopen. Dit soort momenten zijn de kersen op de taart.”

Vaker wandelen

Na 23 jaar heeft Anne-Marie het nog altijd naar haar zin bij De Hoge Veluwe. “Het is geen normale werkplek, je zit niet tussen de grijze gebouwen. Je hebt de natuur om je heen en je bent met iets bezig wat voor mensen een dagje uit is. Vooral de afwisseling vind ik erg prettig.”

Ze heeft nog wel een goed voornemen: “Ik wil vaker in mijn lunchpauze gaan wandelen. Dat schiet er soms gewoon bij in en soms ben je gewoon bezig, maar er is wel ruimte voor en die wil ik vaker pakken, want wie heeft er nou zo’n mooi Park om in te wandelen?”