“Het is echt de perfecte locatie om even uit de context te gaan, om tijd voor elkaar te hebben en te verbinden”, zegt Tamara de Lange-Verkerk, zij is Head of Leadership en Succession bij de Royal Schiphol Group en organiseerde het evenement.
“Je wordt hier ontzorgd”, vervolgt ze. “Deze omgeving zet aan tot reflectie en we kunnen in alle rust de onderwerpen bespreken die besproken moeten worden.”
Activiteiten in de natuur
Het organiseren van een bijeenkomst begint met het eerste contact met het team Verkoop Binnendienst van De Hoge Veluwe. Daar werkt ook Martijn Burgers. “Het eerste contact is vaak per mail, wij proberen dan direct even te bellen om alles goed door te spreken.”
“We verhuren vaak een vier uur-vergaderarrangement, inclusief lunch. Dan gaan de mensen eerst vergaderen en daarna de natuur in.” Welke activiteit er dan wordt georganiseerd, kan uiteenlopen. “Workshops, met een natuurgids mee of een rondleiding. Het grootste deel van de activiteiten die wij aanbieden, zijn buiten.”
De meeste aanvragen worden ruim van tevoren gedaan. “De eerste contacten met bijvoorbeeld Schiphol lopen al sinds november. Er zijn ook wel mensen die over drie weken willen vergaderen. Dan kunnen we snel schakelen, maar het werkt natuurlijk prettiger als we iets meer tijd hebben.”
Herten in de regen
En dan breekt de dag aan. “Je voelt je heel welkom”, zegt De Lange-Verkerk. “Je gasten voelen dat ook, al vanaf het moment dat de slagbomen opengaan. De mensen daar zijn zo vriendelijk en behulpzaam, dan kom je gelijk in de sfeer.”
De bijeenkomst vond deze keer niet plaats in een van de zalen van het Park Paviljoen, maar buiten, op het evenemententerrein. Daar stonden meerdere tenten en tipi’s. “We hebben gewandeld onder leiding van natuurgidsen en we hebben gefietst. De vorige keer dat we hier waren zijn we naar het Kröller-Müller Museum geweest en kregen we een rondleiding in Jachthuis Sint Hubertus. Deze omgeving biedt veel aanknopingspunten om je bijeenkomst vorm te geven.”
Die wandeling heeft het nodige aan ervaringen opgeleverd. “We hebben drie mooie herten gezien. Het regende flink en we hadden allemaal poncho’s aan, maar de gidsen zijn zo enthousiast en vertellen zo vol passie, dat de hele groep was vergeten dat het regende.”
Onvindbare tipi blijkt toch vindbaar
De Lange-Verkerk en haar gasten kijken dan ook terug op een geslaagde editie. “Als je een leiderschapssessie organiseert, dan denkt het team van De Hoge Veluwe echt met je mee. Ik kan me als organisatie volledig focussen op de inhoud en dat iedereen het naar zijn zin heeft. Ik hoef me niet druk te maken of het eten wel goed is bijvoorbeeld, of dat alles er wel op tijd is. De catering is ook fantastisch en het eten dat ze serveren is van hoge kwaliteit.”
Ze vervolgt: “Ik realiseer me dat ik het team soms wel uitdagingen geef, maar dat wordt dan met beide handen opgepakt en dan gaan ze ermee aan de slag. Op de locatie zelf is alles ook piekfijn geregeld en als er bijgestuurd moet worden, dan gebeurt dat ook.”
Ze geeft een voorbeeld: “Ik wilde graag een tipitent op het terrein, maar die was niet vindbaar. Maar dan vinden ze die toch! En dan krijg je de avond voor het evenement een filmpje dat de tipi er staat. Dat zijn kleine dingen, maar dat ontzorgt wel, want je weet dat het goed is.”
“En op het laatste moment zijn er altijd nog weer wijzigingen. Dan moeten er toch stoelen bij of moet er toch een biertafel komen. Dat staat er dan gewoon en van goede kwaliteit. Er is veel flexibiliteit en betrokkenheid bij iedereen binnen de organisatie.”
Dat beaamt Burgers: “Als de organisatoren zelf met de armen over elkaar staan, dan gaat het goed. Ik ben zelf na werktijd ook nog even komen kijken. Niet alleen omdat ik er veel werk in heb zitten, maar ook omdat ik het leuk vind.”
Voelt als thuiskomen
De grote vraag is dan, wat is het effect van zo’n bijeenkomst? “Je merkt dat de onderlinge relatie enorm groeit. We zijn de ene dag om 12 uur begonnen en eindigen de andere dag om 12. We werken natuurlijk in een organisatie met bomvolle agenda’s, mensen hebben niet zomaar 24 uur. Maar toch vinden mensen het belangrijk om hierbij te zijn. Daarom kozen we ervoor om op beide dagen ruimte te maken waar nog gewoon gewerkt kan worden.”
“Dat was voor ons ideaal, want dat betekent dat iedereen de boel uit kan zetten zodra ze hier zijn en dan hebben ze ook rust.” En dat heeft geholpen, aldus De Lange-Verkerk. “Iedereen ging geïnspireerd en tevreden weer weg.”
En dus kan ze heel stellig zeggen: “Volgend jaar komen we zeker terug. Dit gebied heeft nog zoveel om te ontdekken en te verkennen. De organisatie werkt zo goed mee, ik organiseer hier graag een event. Het voelt, heel gek, een beetje als thuiskomen.”
Wil je ook je event of bijeenkomst op het Park organiseren? Hier vind je een overzicht van al onze arrangementen. Bij het Park Paviljoen is een grote parkeerplaats, je hoeft dus niet ver te lopen om toch midden in de natuur te vergaderen.
Bij vragen kun je contact opnemen met reserveringen@hogeveluwe.nl, zij helpen je graag verder.
